Pourquoi choisir une solution de signature électronique?

signature électronique

À l’heure de la dématérialisation des procédures commerciales et des processus métiers, la transition digitale, et particulièrement la signature électronique, se présente comme un enjeu majeur tant pour les professionnels indépendants que pour les entreprises. Effet, signer un document pdf est une solution simple, sécurisée et efficace pour en finir avec les tracas administratifs. Vous ne serez plus obligé de signer manuellement plusieurs documents, maintenant que cette technologie a été developpée. Cet outil digital procure d’ailleurs un avantage considérable pour toute organisation, surtout en ce moment de crise sanitaire. Mais pourquoi opter définitivement pour la signature électronique ?

La signature électronique : un outil pratique et efficace

La signature électronique est un mécanisme qui permet d’authentifier l’auteur d’un document électronique et de garantir son intégrité. Elle jouit d’une valeur légale identique à celle de la signature écrite. Toutefois, la signature scannée et la signature numérique ne disposent pas de la même force probante. L’usage de la signature électronique vous permettra de rapporter la preuve du consentement, d’authentifier l’identité du signataire et d’assurer l’intégrité d’un dossier. Tout type de document électronique (XML, jpg, docx…) pourra être signé numériquement grâce à l’usage d’un simple logiciel.

La signature électronique pdf doit cependant remplir quelques critères essentiels. Elle doit être irrévocable, inaltérable, non réutilisable, infalsifiable et authentique. En outre, vous pourrez signer, en un rien de temps, plusieurs documents indispensables au bon fonctionnement de votre entreprise. À savoir : les actes notariés, les documents comptables et juridiques, les devis, les mandats et les compromis de vente, les bons de commande, les factures, ainsi que les contrats de travail pour ne pas en citer plus. Alors si vous êtes à la recherche d’un prestataire de services pour vous accompagner dans votre transformation numérique, vous pouvez vous rendre sur www.universign.com

Les avantages de la signature numérique

Actuellement, la signature numérique est de plus en plus appréciée par ses multiples avantages. Mis à part le gain de temps considérable, l’utilisation de cet outil facilite l’échange et l’envoi des documents. De la même manière, l’état d’avancement des dossiers peut être suivi en temps réel, car vous pourrez reconnaître facilement les personnes ayant déjà apposé leurs signatures. Outre la sécurisation des données ; vous pourrez réaliser des économies sur l’achat d’encre et de papier, l’impression et les frais de déplacement. Certes, la transformation digitale de votre entreprise requiert un peu d’investissement, mais vous bénéficierez de ses nombreux avantages une fois qu’elle est bien fonctionnelle.

La signature pdf est donc une solution digitale qui vous donne l’opportunité d’automatiser vos processus tout en améliorant les conditions de vie de vos clients et salariés. De plus, la majorité des logiciels de signature numérique peuvent être intégrés facilement avec les outils existants dans votre entreprise.

Zoom sur la valeur juridique d’une signature électronique

L’article 1366 du Code civil précise que la signature électronique a la même force probante que la signature manuscrite. Toutefois, la personne dont émane la signature doit être facilement identifiable et l’écrit électronique doit être conservé et établi dans des conditions pouvant assurer son intégrité. En cas de litige, un document approuvé numériquement est donc utilisable en justice comme preuve. Par ailleurs, ce procédé permet d’identifier, de manière formelle, le signataire du document et de prouver son lien avec le papier en question.

Cependant, la validité d’une signature électronique dépend également du choix de son niveau. La signature électronique standard est dotée d’une valeur juridique limitée et est principalement utilisée pour simplifier les processus internes. La signature avancée est la plus utilisée par les entreprises pour la signature de divers documents tels qu’un contrat d’assurance vie, un compromis de vente immobilier, un contrat de travail ou toute autre facture dématérialisée. La signature électronique qualifiée, quant à elle, est la plus fiable sur le plan juridique et technique. Selon le Code civil, c’est le seul écrit ayant la même valeur juridique que la signature manuscrite.

Adopter la signature électronique comme solution digitale

Le choix de la signature avancée ou qualifiée est fortement conseillé. Mais pour ce faire, il convient de recourir aux services d’un prestataire en certification électronique. Ce dernier saura vous proposer la solution adaptée aux besoins de votre entreprise sous la forme d’un abonnement forfaitaire ou d’un abonnement annuel. Le coût de la prestation peut varier selon le nombre de documents à signer. Dès que le choix du prestataire est fait, il faudra demander un certificat électronique auprès des autorités de certifications reconnues par l’État ou bien auprès d’un prestataire de services de certification. Celui-ci sera la carte d’identité numérique du signataire. Généralement, le prix du contrat de représentation numérique d’une personne coutera environ 100 euros pour une durée de 1 à 3 ans. Sachez toutefois que ce contrat ne pourra être utilisé, en aucun cas, pour représenter une entreprise.

Bref, la signature électronique pdf permet de centraliser l’activité contractuelle d’une entreprise et de collecter facilement des données certifiées avec une marge d’erreur considérablement réduite.

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