Quelle application choisir pour les notes de frais ?

Notes de frais

Les notes de frais constituent des postes de dépenses dont leur gestion demande un travail chronophage et complexe. Malgré cela, les entreprises doivent les gérer quotidiennement. Leur gestion engage l’intervention de plusieurs acteurs comme l’équipe de la finance, le service en charge de la comptabilité et le chef d’entreprise et s’avère donc être coûteuse. C’est pour cette raison qu’il est préférable d’utiliser un outil fonctionnel comme une appli note de frais. Découvrez comment la choisir efficacement.

Une application de notes de frais, c’est quoi ?

Une application notes de frais constitue un outil efficace pour gérer tous les documents relatifs aux demandes de remboursement des frais professionnels engagés pour le compte de l’entreprise par les salariés. Autrement dit, elle est une solution informatique qui permet de traiter les enregistrements comptable des notes de frais et les demandes de remboursement. Elle a notamment été conçue pour permettre à ses utilisateurs de gagner en efficacité et en temps. Pour cela, il existe de nombreux types d’applications proposés par les développeurs. Elles permettent tous de faciliter la gestion des notes de frais de vos salariés. Il y a des applications de notes de frais en ligne. Depuis un ordinateur ou un mobile, un portail utilisable et accessible en ligne permet de présenter la plupart de ces types d’applications. Il existe également des versions mobiles téléchargeables sur ordinateur. Elles permettent notamment un accès facile aux différentes fonctionnalités. Par ailleurs, certaines applications peuvent être téléchargées sur plusieurs appareils. Enfin, il est aussi possible de choisir une application note de frais associée au logiciel de paie. Cette option offre une praticité du logiciel en permettant de comptabiliser en temps réel et automatiquement les notes de frais dans la fiche de paie.

Pourquoi utiliser une application pour les notes de frais ?

Parmi les démarches de gestion des ressources humaines, la réalisation des notes de frais n’est pas toujours évidente. Elle constitue un ensemble de procédures épuisantes pour les employés et plusieurs services au sein d’une société. Ce sont des étapes qui demandent du temps, de l’énergie ainsi que du travail et qui peuvent faire baisser la productivité. Chaque note de frais demande un traitement minutieux. De plus, ce sont des tâches à faible valeur ajoutée pour l’activité de l’entreprise mais qui demandent des ressources importantes comme des surcoûts liés à une mauvaise gestion des dépenses en plus du coût humain qu’elles peuvent engendrées. Par ailleurs, plusieurs anomalies peuvent survenir dans la gestion des notes de frais comme des dépenses non refacturées, des erreurs de saisie, des fraudes à la note de frais, des retards de remboursement, etc. Par conséquent, l’utilisation d’une appli note de frais constitue la meilleure solution pour libérer vos employés des tâches répétitives et chronophages liés à ces postes de dépenses. Ils pourront ainsi se focaliser sur des tâches plus stratégiques au sein de l’entreprise. De plus, une application permet d’assurer la fiabilité des données dont la preuve de la validité de chaque dépense peut être consultée à tout moment.

Comment choisir une application pour les notes de frais ?

Ces dernières années, il a été constaté un développement considérable du marché des logiciels de dépenses professionnelles comme l’application note de frais. Cependant, les logiciels ne conviennent pas tous à toutes les structures d’entreprise. Il est notamment essentiel de déterminer préalablement vos besoins afin de sélectionner l’application adaptée à votre structure. Ensuite, l’application de notes de frais doit être personnalisable. En effet, c’est le logiciel qui doit être conçu pour qu’il soit conforme au mode de fonctionnement de votre entreprise et non l’inverse. Les développeurs de votre application doivent pour cela pouvoir vous proposer un outil répondant à vos exigences qu’il s’agisse d’export comptable, de connexion avec votre banque, de politique de frais, de catégories de dépenses, de taux de TVA, etc. A part cela, il est préférable de choisir une application qui peut être appariée à un logiciel mobile. Votre outil de gestion pourra ainsi vous accompagner partout.

Quel est le prix d’une application de note de frais ?

En fonction de votre budget, vous pouvez trouver plusieurs modèles d’application de notes de frais avec diverses fonctionnalités. Des applications de notes de frais gratuites peuvent être proposées par certains développeurs mais qui permettent un accès limité aux différentes options. Quant aux applications payantes, le prix va dépendre des fonctionnalités offertes par le logiciel. Puis, le prix d’une application de notes de frais intégrée à un logiciel de paie peut varier en fonction des options choisies et selon le nombre de salariés. Néanmoins, vous pouvez très bien demander plusieurs devis à plusieurs développeurs pour pouvoir comparer les offres de solution de gestion des notes de frais. En général, toutes les applications de notes de frais présentent des fonctionnalités communes à savoir : saisie des notes de frais, mise à jour automatique sur la fiche de paie, transmission au service de comptabilité, calcul des frais à rembourser, validation des notes de frais et gestion des justificatifs de notes de frais. Des fonctionnalités supplémentaires peuvent être proposées par certaines comme le suivi de l’évolution des frais, la catégorisation des notes de frais, la compatibilité avec les logiciels de paie, etc.

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